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籌備會務、論壇工作是一項復雜的工作，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，一家
專業的會議活動公司很重要，我們睿陽活動策劃機構根據多年的會務、論壇籌備組織工作經驗，總結出應注意的以下幾項工作：
會前準備工作
組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。
發出會議通知并發出請柬。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
印制會議手冊，編排好會議日程以及議程，制定注意事項。
大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
會場布置。會場布置要充分體現會議氣氛：
1）簽到處，根據會議需求策劃合適的簽到方式。
2）宣傳展示區設計，根據會議需要以及會議舉辦地情況設計具有展示會議主辦方企業宣傳功能的展示區域。
3）會場包裝設計，根據會議主題延展將會議舉辦場所環境風格包裝成與會議主題風格一致，例如：懸掛會標、徽記、旗幟等。
4）舞美設計，舉辦會議少不了投影儀或LED視頻投放設備，根據會議議程特點設計最適合的舞臺舞美。
5）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區域，并使與會者明確。
6）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。
7）擺放適量花卉。
后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排。
做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作。
進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。
為與會人員預訂到會車票、機票、住宿等。
會間組織與服務工作
會務籌辦工作人員提前1小時完成現場包裝搭建以及設備調試工作，反復檢查會場準備情況。
安排禮儀接待人員做好簽到及材料、禮品分發工作。
落實主席臺領導、發言人是否到齊。
按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。
與主持核對稿件內容，特別注意核對主持稿中關于單位名稱、嘉賓姓名、工作職稱重要信息。
維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。
做好會議全程拍攝記錄，組織照相。
為與會人員預定返程車票、機票等。
會議善后工作
會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。
組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
做好會議報道工作。
做好會后總結報告工作。
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