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俗話說，公關活動“創(chuàng)意也許可以是三流的但執(zhí)行必須是一流的”。這說明一個公關活動的成敗關鍵取決其在整個項目操作中的各項細節(jié)的管理把控，細節(jié)決定一切。細節(jié)的把控體現(xiàn)在哪些方面呢?讓我們從以下三個方面分析。
一、活動項目前期溝通
任何一個活動項目前期溝通很重要，這就是說根據(jù)活動要求，把活動中的每一個信息點和相關的要求準確無誤地傳遞給相關供應商。
那么，一個活動項目都需要溝通些什么呢?一般來說，活動項目前期分為禮儀管理溝通、攝影攝像管理溝通、主持人管理溝通、搭建/AV管理溝通、VIP管理溝通、演藝管理溝通、餐飲管理溝通、安保管理溝通、禮品管理溝通等等。
上述這些細項中需要我們與供應商溝通哪些內(nèi)容呢? 如，禮儀管理的溝通，我們前期需要告知供應商篩選符合活動要求的禮儀(根據(jù)客戶要求從年齡、經(jīng)驗、身高、身材、面容、皮膚、口齒這幾方面進行挑選)、提供符合活動調(diào)性的服飾、告知活動流程、細節(jié)內(nèi)容、化妝、站姿等培訓。
再比如主持人管理溝通，需要提前告知主持人活動的相關細節(jié)，其中包括活動背景、活動人數(shù)、活動嘉賓構(gòu)成、活動環(huán)節(jié)、活動地點、活動時間、服裝要求等。
通過上述項目中兩個細項的溝通舉例，不難看出在活動中每項管理溝通都要將具體的要求及細節(jié)告知給供應商，只有這樣才能保證一個活動的順利進行。
二、執(zhí)行文案的撰寫
所謂執(zhí)行文案，就是活動中需要的執(zhí)行手冊，它是一個活動溝通順利進行的有力保證，將活動項目所涉及各個崗位的職責及時間安排都撰寫在執(zhí)行手冊中，有助于后期參加項目的人員能夠快速了解項目，明確分工，并了解自己的崗位要求。
執(zhí)行手冊一般包含活動基本信息、整體活動流程安排、職責分工、AV流程控制表、物料清單、攝影攝像管理、禮儀管理等，在根據(jù)活動流程及安排將活動時間、工作內(nèi)容、工作要求填寫到活動列表每個崗位職責中去，如下圖是一個攝影的流程管理安排表，它能夠讓我們清晰地看到攝影的時間安排、工作地點、拍攝內(nèi)容及相關要求。
我們以往做執(zhí)行手冊過程中出現(xiàn)了一個誤區(qū)，從常規(guī)執(zhí)行手冊目錄上分析就是一個“已確認信息的匯總資料”，實際上對現(xiàn)場并沒有真正起到執(zhí)行管理的作用。因此我們提出了一個方法，也可以算是一套標準。
那么執(zhí)行手冊究竟如何撰寫?我們認為，除了應有的確認信息外，還需要將現(xiàn)場的分工內(nèi)容以文字資料進行詳細描述。這里給出一個活動執(zhí)行五要素方法論：時間、地點、做什么、怎么做、備注。如攝影攝像管理表中的內(nèi)容一樣，禮儀管理、搭建管理、演藝管理、主持人管理等，都可以將現(xiàn)場的執(zhí)行內(nèi)容提前以文字內(nèi)容寫出來，這樣做的好處有幾點：
保證執(zhí)行效果、降低風險。在活動中各崗位按照活動執(zhí)行手冊中的內(nèi)容進行培訓,可以確保每項工作實施內(nèi)容準確無誤，保障活動的順利進行，降低活動各環(huán)節(jié)出錯率。
適合新人培訓。新人可以按照活動執(zhí)行手冊中一個崗位職責規(guī)定直接進行操作，可降低對新人進行項目培訓的溝通成本。
體現(xiàn)專業(yè)度，讓客戶對我們在執(zhí)行層面的經(jīng)驗更加放心。
三、現(xiàn)場的執(zhí)行管理
由于活動現(xiàn)場的管理事務繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動順利進行，這就要求活動的管理者在事前項目溝通以及執(zhí)行文案的撰寫上準備充分，即要將項目所有的細節(jié)及要求與各類供應商談清，還有要把崗位分清楚以及各崗職責及要求寫細，最后在現(xiàn)場由活動管理者統(tǒng)一管理各方面負責人，協(xié)調(diào)和控制整個現(xiàn)場工作。
一般在活動的現(xiàn)場活動管理人員主要工作是：監(jiān)督和控制各種崗位人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響視頻是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領導嘉賓準備的水、胸花等是否齊備，演職人員及主持人是否到齊，媒體記者是否已安排妥當?shù)?負責各崗位之間的信息溝通及確認。
參與活動的各個方面都需要互相配合，各崗位人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求，負責解決各崗位提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題，及時了解各崗位工作進展情況等。
可以看出現(xiàn)場的執(zhí)行管理階段是體現(xiàn)一場活動成功與否的重要階段，所以活動中的管理者在各個事項上需要做到的事無巨細，這樣才能保證活動順利進行，并取得良好的效果。
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