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對于會展活動的組織者來說，會展策劃是會展活動運作的核心環節；對于參展廠商來說，會展策劃提供的是參展策略和具體計劃。會展策劃是指充分利用現有信息和資源，判斷事物變化發展的趨勢，全面構思、設計，選擇合理、有效的方案，使之達到預期目標的活動。那么，會展策劃活動有哪些重要作用呢？
一、戰略指導作用
策劃是一種理性思維，以確保未來即將進行的活動有序，有條不紊地按預定的目標進行。它是策劃者為策劃目標進行決策謀劃、探索、設計多種備選方案的過程。決策者以策劃方案為基礎，進行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學化。
戰略指導作用是指會展策劃能為會展活動的執行提供總體的指導思想。
以展覽策劃為例，諸如展覽場地、展會規模、展會的主題及時間的安排、展會品牌、主要合作伙伴(行業)等方面，在會展策劃方案中都要事先提出詳細的預案 。
二、實施規劃作用
實施規劃作用是指會展策劃能為會展活動提供具體的行動計劃。一般說來，會展策劃方案通過之后，在具體的實施過程中可以根據情況作適當調整，但會展活動運行的總體思路與要求是不會改變的，策劃案是會展活動實施的主要依據。
三、進程制約作用
進程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進程。尤其是大的會展活動，所涉及的工作千頭萬結，在會展活動執行的進程中，必須嚴格按照策劃所提出的方案進行工作，這樣才能確保會展活動的順利進行。
四、效果控制作用
策劃一般會對會展活動發展的長遠問題或本質問題，針對會展環境的未來變化發展，進行超前研究，預測發展趨勢，思考未來發展問題，以提高會展活動策劃主體適應未來和創造未來的主動性。
效果控制作用是指會展策劃能預測、監督會展項目活動的效果。某一會展活動在執行過程中是否達到預期的效果，通過對照策劃案的相關要求就能夠清晰地看出。會展策劃一方面能對會展活動的最終完成效果進行控制，另一方面也可以對策劃案本身的可行性、合理性進行檢驗。
五、規范運作作用
會展策劃者在進行計劃或規劃之前，運用科學的策劃運作程序對計劃進行構思和設計，為計劃生成提供智謀，使計劃切實可行，使預算投向可靠。
規范運作作用是指會展策劃能使會展運作趨于科學、合理、規范。
會展活動策劃就是會展企業根據收集和掌握的信息，對會展項目的立項、方案實施、品牌樹立和推廣、會展相關活動的開展、會展營銷及會展管理進行總體部署和具有前瞻性規劃的活動。會展策劃對會展活動的全過程進行全方位的設計并找出最佳解決方案，以實現企業開展會展活動的目標。
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